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Shared digital notebook

Your shop, one notebook, every phone: why owners stop closing the day by hand

It is 9:40 at night. The register is closed, but the day is not. There is the paper notebook by the counter, a WhatsApp thread asking whether anyone sold the blue scarf, and a number that does not match the cash in the drawer. Most small shops end the day like this, and most owners think it is simply the price of having a shop.

It is not. It is the price of keeping the business in four places at once: your head, a notebook, a spreadsheet and your staff's memory.

One notebook the whole team writes in

A shared digital notebook is exactly what it sounds like. One record of the business: every product, sale, customer and commission. It lives on your phone, your tablet and your staff's devices at the same time, and every device writes into the same pages. When someone sells, restocks or pays a consignor, the notebook changes for everyone.

What changes in your week

• Nobody has to ask who sold what. The sale is written when it happens, by the person who made it, under their own login.
• You can leave the shop. From your phone you see what sold, what is running low and who is owed money, without calling anyone.
• Consignors and partners trust the number. Each payout comes with the list of sales behind it, so the conversation is about the work, not about whose math is right.
• The week closes itself. The totals are already there on Saturday night. Sunday stays Sunday.
• The business stays yours. Your records live on your own devices, not in someone else's database you rent by the month.

Who it is for

Small shops, galleries, cafes with a retail corner, pop-up and event sellers, and anyone who sells other people's goods on consignment. If more than one person touches the money, you already need one notebook instead of four.

Under the hood

• Sync between your devices is end-to-end encrypted: the relay that carries changes cannot read your business.
• Every device keeps the whole notebook, so it keeps working without internet and catches up when the signal comes back.
• Roles with their own PIN (owner, admin, staff, bookkeeper) and a log of who did what.
• English and Spanish with one tap, on every screen.
• A full export you control, whenever you want it.

Comisiones de consignación

Comisiones de consignación, explicadas: págale bien a cada consignador, venta por venta

El último día del mes es cuando la consignación se complica. Las ventas ya se hicieron, la plata ya está en la cuenta, y ahora alguien tiene que calcular a quién se le debe cuánto. Casi siempre ese alguien es el dueño, con una hoja de cálculo, una calculadora y un consignador en el teléfono preguntando qué ventas incluye ese número.

Cómo debería funcionar la cuenta

Todo trato de consignación se reduce a un reparto: una parte de cada venta va al consignador y el resto se queda en la casa. La forma limpia de llevarlo es repartir cada venta en el momento en que se cobra, no a fin de mes de memoria. Así el pago del mes es solo la suma de repartos que ya ocurrieron.

Los tratos reales agregan algunas reglas, y cada una va en la venta, no en la cabeza de alguien:

• Tramos. El porcentaje sube cuando el consignador llega a una meta mensual, por ejemplo 85% hasta la meta y 88% después.
• Ventas de la casa. A veces la casa vende sin comisión. Esa venta se marca como de la casa, no se deja fuera en silencio.
• Aporte fijo o mínimo garantizado. Algunos socios pagan una cuota fija por estar; a otros se les promete un piso.
• El saldo del mes pasado. Lo que no se pagó no desaparece cuando cambia el calendario.

Cuatro errores que le cuestan a un negocio sus mejores consignadores

• Calcular las comisiones a fin de mes en vez de en la venta.
• Cambiar un porcentaje y recalcular en silencio ventas que ya estaban acordadas.
• Pagar un número redondo sin la lista de ventas que lo respalda.
• Olvidar el saldo del mes pasado apenas empieza el mes nuevo.

Cómo se siente cuando se hace bien

El día de pago se vuelve una revisión, no una reconstrucción. El consignador recibe un mensaje con cada producto vendido y lo que ganó en cada uno. Nadie discute, porque el número se explica solo. Y quienes te traen su mejor trabajo lo siguen trayendo.

Por dentro

• Cada venta guarda su propio reparto en el momento en que ocurre; cambiar una regla después nunca reescribe el pasado.
• Tramos por meta, ventas de la casa sin comisión, aportes fijos y mínimos garantizados.
• Elige cualquier mes: míralo y paga lo que se debe, con un aviso claro cuando un mes anterior tiene saldo.
• Un recibo detallado listo para mandar por WhatsApp, y un CSV para tu contador.
• Las correcciones quedan registradas con quién las hizo y por qué.

El software de consignación dedicado suele costar entre unos $139 y $259 al mes en 2026. friendly-123 cuesta $399 una sola vez, por una licencia de cinco años.